Το Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης (ΚΠΑ) είναι ένα εργαλείο διοίκησης ολικής ποιότητας σχεδιασμένο ειδικά για τον δημόσιο τομέα, με αφετηρία την αυτοαξιολόγηση της απόδοσης του.
Παρέχει τη δυνατότητα στις δημόσιες οργανώσεις σε όλη την Ευρώπη να χρησιμοποιήσουν τεχνικές διαχείρισης ποιότητας για τη βελτίωση της απόδοσης.
Σύμφωνα με το ΚΠΑ τα άριστα αποτελέσματα ως προς την οργανωτική απόδοση, τους πελάτες/πολίτες και την κοινωνία εξαρτώνται από την ηγεσία, τη στρατηγική και τον προγραμματισμό, το ανθρώπινο δυναμικό, τις συνεργασίες και τους πόρους και τις διοικητικές διαδικασίες. Το ΚΠΑ αποτελεί μια ολιστική ανάλυση της οργανωτικής απόδοσης προσεγγίζοντάς την ταυτόχρονα από διαφορετικές γωνίες.
Το ΓΧΚ ήταν ένα από τα πρώτα Κυβερνητικά Τμήματα που συμμετείχε εθελοντικά στο πιλοτικό πρόγραμμα εφαρμογής του Μοντέλου ΚΠΑ στην Κύπρο.
Η αποτελεσματικότητα και αξιοπιστία αποτελούν θεμέλιο στην ανάπτυξη του ΓΧΚ. Γι’ αυτό το ΓΧΚ μέσω της ταυτόχρονης εφαρμογής δύο συστημάτων ποιότητας, της Διαπίστευσης βάση του προτύπου ISO/IEC 17025 (από το 2002) και της εφαρμογής του Κοινού Πλαισίου Αξιολόγησης (ΚΠΑ) (από το 2005), στόχευε στην ολοκλήρωση ενός συστήματος Διοίκησης Ολικής Ποιότητας.
Τα δύο συστήματα είναι συμπληρωματικά μεταξύ τους, καθώς η διαπίστευση βάση του προτύπου ISO/IEC 17025 καλύπτει κυρίως τεχνικές /επιστημονικές και εν μέρει διοικητικές πτυχές λειτουργίας, ενώ το ΚΠΑ καθορίζει μετρήσιμα κριτήρια ποιότητας για την σωστή διαχείριση των οικονομικών και ανθρωπίνων πόρων με στόχο την μεγιστοποίηση της απόδοσης και της επίτευξης των στόχων και οραμάτων του.
Στόχος είναι η συνεχής ανάπτυξη και τεκμηρίωση τόσο της τεχνικής όσο και διοικητικής επάρκειας μέσα από κοινές διαδικασίες εφαρμογής, ελέγχου, ανασκόπησης και συνεχούς βελτίωσης.
Η πρώτη αυτοαξιολόγηση βάση των κριτηρίων του ΚΠΑ έγινε το 2005 από ομάδα λειτουργών του ΓΧΚ αποτελούμενη από όλες τις βαθμίδες της πυραμίδας του προσωπικού. Οι αδυναμίες που εντοπίστηκαν αντιμετωπίσθηκαν μέσω εφαρμογής συγκεκριμένου Σχεδίου Δράσης.
Η αυτοαξιολόγηση κάλυψε όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού και έγινε για όλα τα κριτήρια (9 κριτήρια)του πλαισίου (5 κριτήρια προϋποθέσεις και 4 κριτήρια: αποτελέσματα) με σύνολο 28 υποκριτήριων όπως παραστατικά φαίνεται στο σχήμα
Ο τρόπος αξιολόγησης ήταν βασισμένος στην εφαρμογή συγκριτικών επιδόσεων (benchmarking).
Η αποτελεσματικότητα του Σχεδίου Δράσης επαναξιολογήθηκε το 2007. Η βελτίωση των δεικτών ποιότητας το 2007 σε σύγκριση με τις τιμές του 2005 προς την κατεύθυνση επίτευξης των στόχων ήταν ορατή.
Το 2012/13, το ΓΧΚ προέβει σε δεύτερη αυτοαξιολόγηση βάση των κριτηρίων του ΚΠΑ, τα αποτελέσματα της οποίας επιβεβαίωσαν ότι οι εφαρμοζόμενες διαδικασίες σε όλους τους τομείς διοίκησης τεκμηριώνουν ένα ώριμο και επιτυχημένο σύστημα διοίκησης με σταθερά ψηλή βαθμολογία απόδοσης.
Κατά το 2019 - 2020, το ΓΧΚ προέβη στην τρίτη αυτοαξιολόγηση της απόδοσής του βάσει των κριτηρίων του ΚΠΑ, σε συνεργασία με την Κυπριακή Ακαδημία Δημόσιας Διοίκησης.
Η εφαρμογή της τρίτης αυτοαξιολόγησης είχε τους πιο κάτω στόχους:
1. Απόκτηση γνώσης για την υφιστάμενη κατάσταση λειτουργίας του ΓΧΚ,
2. Εξοικείωση και εκπαίδευση του προσωπικού στη θεωρία της διοίκησης ολικής ποιότητας και το μοντέλο του ΚΠΑ,
3. Διάγνωση πεδίων που χρήζουν βελτίωσης και αναζήτηση μέτρων βελτίωσης λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του ΓΧΚ.
Διάγνωση πεδίων που χρήζουν βελτίωσης και αναζήτηση μέτρων βελτίωσης λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του ΓΧΚ.
Μέσα από την τρίτη αυτοαξιολόγηση εντοπίστηκαν τα πεδία τα οποία έχρηζαν βελτίωσης, καταγράφηκαν οι σχετικές δράσεις και καταρτίστηκε Σχέδιο Δράσης, 2021-2022, το οποίο περιλάμβανε 14 προτεινόμενες δράσεις βελτίωσης. Το Σχέδιο ολοκληρώθηκε τον Ιούνιο του 2022, αξιολογήθηκε από την Ομάδα του ΚΠΑ και παρατηρήθηκε βελτίωση στα Κριτήρια:
- Ηγεσία,
- Συνεργασίες & Πόροι,
- Αποτελέσματα Προσανατολισμένα προς τον Πολίτη
- Αποτελέσματα για το ανθρώπινο δυναμικό.
Διαχρονικά, διαφαίνεται η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής ενός Συστήματος Ολικής Διοίκησης (ΚΠΑ) στο ΓΧΚ που στοχεύει στην αξιολόγησή του με ένα δεύτερο εργαλείο που να περιλαμβάνει και άλλα μετρήσιμα κριτήρια ποιότητας (πέρα από τα καθαρά τεχνικά τα οποία καλύπτονται από το πρότυπο διαπίστευσης του ISO/IEC 17025), βασισμένα στη σωστή διαχείριση των οικονομικών και ανθρωπίνων πόρων για την καλύτερη απόδοση και εκπλήρωση των στόχων και οραμάτων του.
Στόχος και θέληση του ΓΧΚ είναι η συνεχής βελτίωση του στους τεχνικούς και διοικητικούς τομείς έτσι που το Όραμα του για:
«Συμβολή στη βελτίωση της Ποιότητας ζωής με την παροχή αξιόπιστων και υψηλού επιπέδου υπηρεσιών και η συνεχής ανάπτυξη και αριστεία»
να γίνεται πιο εύκολα εφικτό.