Πολιτική Γενικού Χημείου του Κράτους
για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Το Γενικό Χημείο του Κράτους (ΓΧΚ) στοχεύοντας στην προστασία της ιδιωτικότητας των πολιτών, εφαρμόζει την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθεσίες [Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ)- Κανονισμός (ΕΕ) 2016 /679 και Νόμος 125(Ι)2018].
Τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα (ΔΠΧ) που συλλέγονται από το ΓΧΚ, περιορίζονται στα αναγκαία (ελαχιστοποίηση των δεδομένων) για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία και είναι τα τελείως απαραίτητα για τη συμμόρφωσή του σε κάθε έννομη υποχρέωσή του ή την εκπλήρωση των καθηκόντων του, που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή την άσκηση της δημόσιας εξουσίας που του έχει ανατεθεί.
Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, από το ΓΧΚ , γίνεται σύμφωνα με τις αρχές που αναφέρονται στο άρθρο 5 του ΓΚΠΔ.
Τα ΔΠΧ διατηρούνται σε φυσικά ή ψηφιακά αρχεία, για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας. Το διάστημα αυτό καθορίζεται από το ΓΧΚ κατά περίπτωση («περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης»).
Ορισμοί (άρθρο 4 του ΓΚΠΔ)
«δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» είναι κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο · το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου,
«βιομετρικά δεδομένα» είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προκύπτουν από ειδική τεχνική επεξεργασία συνδεόμενη με φυσικά, βιολογικά ή συμπεριφορικά χαρακτηριστικά φυσικού προσώπου και τα οποία επιτρέπουν ή επιβεβαιώνουν την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση του εν λόγω φυσικού προσώπου, όπως εικόνες προσώπου ή δακτυλοσκοπικά δεδομένα,
«επεξεργασία» είναι κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή
ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή,
«περιορισμός της επεξεργασίας» είναι η επισήμανση αποθηκευμένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με στόχο τον περιορισμό της επεξεργασίας τους στο μέλλον,
«υπεύθυνος επεξεργασίας» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους,
«εκτελών την επεξεργασία» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας.
Ασφάλεια Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Το ΓΧΚ είναι διαπιστευμένο σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Προτύπου CYS EN ISO/IEC 17025:2017 “Γενικές απαιτήσεις για την ικανότητα των εργαστηρίων δοκιμών και διακριβώσεων”. Μία από τις γενικές απαιτήσεις του πιο πάνω προτύπου είναι η εμπιστευτικότητα στη διαχείριση όλων των πληροφοριών που λαμβάνονται ή δημιουργούνται κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του.
Έχουν ληφθεί τα κατάλληλα μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται η εφαρμογή της νομοθεσίας και το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων.
Η πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα που βρίσκονται σε ηλεκτρονικά αρχεία περιορίζεται μόνο στους εξουσιοδοτημένος για τον σκοπό αυτό υπαλλήλους οι οποίοι είναι υποχρεωμένοι να τηρούν την εμπιστευτικότητα αυτών των δεδομένων χρησιμοποιώντας ανεξαιρέτως όλοι μοναδικό προσωπικό κωδικό χρήστη και κωδικό πρόσβασης στο συγκεκριμένο αρχείο. Οι διακομιστές του συστήματος είναι κλειδωμένοι σε ασφαλή χώρο για προστασία των αποθηκευμένων αρχείων και της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και πρόσβαση στους διακομιστές έχουν μόνο εξουσιοδοτημένοι λειτουργοί.
Οι υπηρεσιακοί φάκελοι του ΓΧΚ που εμπεριέχουν προσωπικά δεδομένα, διακινούνται με βάση τον νόμο περί διαβαθμισμένων εγγράφων.
Διάρκεια τήρησης των δεδομένων
Το ΓΧΚ διατηρεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας τους στα πλαίσια της εκπλήρωσης των καθηκόντων του. Επίσης, για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Στοιχεία Επικοινωνίας
Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Ελένη Προκοπίου, Ανώτερη Χημικός
Τηλ.: 22809151, E-mail: eprokopiou@sgl.moh.gov.cy